На сучасному етапі бібліотека Хмельницького кооперативного торговельно-економічного інституту – це не просто приміщення з читальними залами та книгосховищами, це бібліотечно-інформаційна система, яка вибудовується таким чином, що майже з кожного комп’ютеризованого робочого місця є можливість увійти у бази даних бібліотеки і мати такі самі можливості, які надаються безпосередньо в бібліотеці. Бібліотека забезпечує швидкий пошук та отримання інформації у зручній формі і є невід’ємною частиною інформаційної системи інституту. Форм сучасної інформаційної системи бібліотека набула у результаті розвитку. Ця система сьогодні включає: бібліотечно-інформаційний центр, кафедри, деканат інституту та комп’ютерні лабораторії.

    Важливою особливістю бібліотеки інституту є високий рівень автоматизації основних процесів. Це стало можливим у результаті придбання пакету програм «Бібліограф» - інтегрованої системи, що створена на основі технологій клієнт/сервер. Як сервер бази даних використовується Firebird 1.5., яким забезпечується належна надійність збереження даних та їх достовірність. Крім того, це дозволяє встановлювати пакет як на сервері, так і на декількох робочих станціях, які об’єднані в локальну мережу. У цьому випадку створюється спільна база даних, доступ до якої здійснюється з декількох робочих станцій.

         Пакет програм працює в операційній системі Windows 98/ME/NT/2000/XP та містить такі програми:

• «Бібліограф-каталог»;

• «Бібліограф-читач»;

• «Бібліограф-замовлення»;

• «Бібліограф-пошук»;

• «ПС-Адміністратор».

         «Бібліограф-каталог» призначена для формування бази даних електронного каталогу. Ця програма дозволяє створити та підтримувати базу даних, в якій реєструється та систематизується така інформація:

• бібліографічні описи книг, періодичних видань, які складають фонд бібліотеки та описи статей періодичних видань;

• книга сумарного обліку бібліотечного фонду з автоматичним обчисленням розподілу видань за тематикою, мовою тощо та статистикою руху бібліотечного фонду;

• картотека забезпечення навчального процесу підручниками та посібниками з можливістю пошуку необхідної літератури та автоматичним обчисленням відсотка забезпечення.

• програма «Бібліограф-каталог» надає можливість згенерувати у файли у форматі MS Excel, що містять такі звітні документи:

• каталожна картка книги, періодичного видання або статті;

• книжковий формуляр;

• замовлення на періодичні видання по передплаті;

• книги сумарного обліку (І, ІІ, ІІІ частини);

• акт про списання вилученої літератури з фонду бібліотеки;

• книга інвентарного обліку.

    Програма надає можливість формувати каталог шляхом сканування бібліографічного опису або його копіювання з будь-якого джерела через буфер проміжного обміну. Також дозволяє зберігати у базі даних приєднані до бібліографічного опису посилання на електронні файли з відповідним змістом.

    За допомогою програми «Бібліограф-читач» реєструються анкетні дані читачів бібліотеки, фіксуються та аналізуються процеси, пов’язані з видачею та поверненням документів користувачами (які видання знаходяться у читача у поточний момент, коли вони видані та мають бути повернуті, що і коли отримував і повертав користувач). Аналізуються дані щодо обігу конкретного екземпляра за певний період. Визначається статистика розподілу видачі літератури за розділами та числами місяця та статистика обліку читачів і відвідувань. Завдяки програмі «Бібліограф-читач» можна відібрати та надрукувати список читачів та боржників.

   Програма «Бібліограф-замовлення» призначена для автоматичного приймання замовлень на літературу, надісланих авторизованими читачами, показу переліку замовлень працівниками абонементу з можливістю відмінити замовлення як виконане після відбору літератури. Програма дає можливість аналізувати замовлення за певний період часу.

    Завдяки програмі «Бібліограф-пошук» як працівник бібліотеки, так і користувач має можливість знайти потрібні видання в електронному каталозі, в картотеках періодичних видань та статей періодичних видань та може переглянути повні тексти видань в електронному вигляді.

      Мета програми «ПС-Адміністратор» - підвищити надійність збереження інформації у базах даних, що створюються та підтримуються пакетом. Використання програми усуває необхідність залучення адміністратора сервера баз даних для здійснення обов’язкових періодичних дій з базами даних. Ця програма забезпечує:

• автоматичну перевірку стану баз даних з метою виявлення та корекції помилок й ушкоджень;

• автоматичне резервне копіювання бази даних;

• накопичення на жорсткому диску сервера до п’яти резервних копій бази даних;

• можливість повернення до роботи з попередніми версіями бази даних у випадку помилок, які призвели до негативних наслідків;

• автоматичну реєстрацію протоколу роботи програми;

• архівування потрібної бази даних та супроводжувальної інформації.

    Сучасні бібліотеки, розвиваючись з активним використанням інформаційних технологій, включились у процес створення, забезпечення функціонування та розвитку електронних бібліотек. Бібліотека інституту не є виключенням. Використання навчального матеріалу на електронних носіях має необмежені можливості і незамінне при самостійній роботі студента. Для ефективного використання навчального матеріалу на електронних носіях необхідна база даних, яка б накопичувала, зберігала, систематизувала та дозволяла ефективно використовувати колекцію електронних документів, доступних користувачеві у зручному вигляді через мережі передачі даних. Виходячи з цього було придбано програмний комплекс «Електронна бібліотека», який є програмним продуктом, розробленим з використанням найсучасніших технологій програмування за технологією клієнт/сервер. Завдяки своїй мобільності, простоті обслуговування, дружньому інтерфейсу, високій надійності системи програмний комплекс був успішно запроваджений у роботу бібліотеки інституту.

   База даних бібліотеки налічує більше тисячі повнотекстових електронних документів, які були створені та підготовлені до використання працівниками бібліотеки та викладачами інституту. Це пакети лекцій, завдання для самостійної роботи з конспективним викладом матеріалу, завдання для практичної роботи, завдання для семінарських занять. Для представлення повних текстів в електронній бібліотеці використовується векторний PDF формат.

    Сьогодні інформаційний ресурс бібліотеки складає: база даних електронного каталогу з повними текстами електронних копій підручників; бази даних електронної картотеки періодичних видань та бази даних картотеки газетних і журнальних статей з електронними копіями статей; бази даних електронної бібліотеки, що містить методичні розробки викладачів та мережі Internet. Наявність інформаційного ресурсу бібліотеки інституту має чимало переваг: оперативний пошук потрібних видань, робота з електронними копіями, що значно економить час студента, можливість використовувати бази даних у зручний час, оскільки доступ до бібліотечних ресурсів можливий з будь-якого комп’ютеризованого робочого місця інституту, завдяки загальноінституцькій мережі.

    Наявність зазначених баз даних, їх постійний розвиток та поповнення, а також наявність технічної підтримки, відповідне програмне забезпечення дали змогу вивести всі бібліотечні процеси на новий рівень.

    По-перше, це переведення в автоматизований режим процесів книговидачі та обслуговування всіх користувачів. Запис книг в електронний формуляр здійснюється шляхом сканування і згодом буде контролюватися користувачем за допомогою його електронного підпису.

    Новий рівень обслуговування користувачів забезпечив впровадження електронної читацької картки. Наявність відповідного програмного продукту, сучасної техніки та електронних читацьких карток дозволили прискорити обслуговування користувачів.

  Наявність власних інформаційних ресурсів та широке впровадження Інтернет-технологій дає можливість доступу до ресурсів бібліотеки на відстані. Тому, в недалекому майбутньому, планується створити  інформаційний сайт бібліотеки, який дасть змогу усім бажаючим використовувати ресурс бібліотеки на відстані.

Автоматизація інформаційно-бібліотечних процесів і всі пов’язані з цим нововведення позитивно сприймаються користувачами, які відзначають сучасність, оперативність, доступність та комфортні умови роботи з інформаційними ресурсами бібліотеки. У разі виникнення труднощів у самостійній роботі з інформацією студенти  завжди можуть отримати консультаційну допомогу від співробітників бібліотеки.